Cum să alegeți software -ul de gestionare a proiectului (Ghid 2023)
Software de gestionare a proiectului se referă la diverse soluții software utilizate pentru a planifica, organiza, gestiona și controla resursele de proiect.
Scopul este de a asigura succesul tuturor proiectelor relevante, oferind că toate aspectele sunt considerate, planificate în mod adecvat, programate și integrate într -un întreg coerent.
software de gestionare a proiectului poate varia de la un simplu Managementul sarcinilor Instrumentul către un sistem complex care include alocarea resurselor, urmărirea timpului și < a href = "https://www.adamenfroy.com/change-management-tools" data-wct-parsed = "1"> Management modificări Caracteristici.
Instrumentul potrivit de gestionare a proiectului va aduce o serie de beneficii pentru afacerea dvs., de la o productivitate și viteză sporită până la colaborare simplificată și o mai bună comunicare.
Având în vedere acest lucru, cum alegeți software -ul potrivit pentru nevoile dvs. de gestionare a proiectului atunci când există atât de multe opțiuni disponibile?
Acest ghid va discuta despre cum să alegeți software -ul potrivit de gestionare a proiectului pentru afacerea dvs., astfel încât să fiți încrezători în alegerea pe care o faceți.
Înțelegerea trifecta a persoanelor, proceselor și produselor este esențială pentru a găsi software -ul potrivit de gestionare a proiectului.
Aceste trei elemente sunt esențiale pentru crearea de proiecte de succes, iar faptul că software -ul potrivit va asigura că toate aceste trei aspecte sunt luate în considerare în procesul dvs. de planificare.
Având managementul de proiect specific nevoilor echipei dvs. vă va asigura că aveți toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a să executați un proiect în mod eficient și eficient .
În timp ce instrumentele de gestionare a proiectului vor avea dependențe în funcție de nivelul de complexitate și personalizare de care aveți nevoie pentru proiectele dvs., aceste trei elemente rămân în centrul oricărui proiect de succes.
De asemenea, luați în considerare că, în timp ce mulți manageri de proiect vor arunca diferiți termeni (care ar putea include graficele Gantt, Kanban Board , Proiectul de proiecte, etc.), un manager experimentat înțelege cum se potrivesc aceste 3P -uri.
Deci, cum alegeți software -ul potrivit de gestionare a proiectului pentru nevoile dvs.?
Să luăm în considerare ce are nevoie o echipă.
Înțelegerea nevoilor echipei dvs.
Managerul de proiect potrivit va asigura că echipa are ceea ce are nevoie pentru a avea succes.
Aceasta înseamnă să ai instrumente, procese și resurse potrivite înainte de a începe un proiect .
Înseamnă, de asemenea, o înțelegere clară a rolului fiecărui membru al echipei în proiect.
Aici intră în joc managementul oamenilor.
Managementul oamenilor se asigură că toți membrii echipei sunt conștienți de rolurile și responsabilitățile lor în proiect.
include, de asemenea, stabilirea așteptărilor pentru fiecare membru al echipei și furnizarea de feedback pe parcursul proiectului.
software -ul potrivit de gestionare a proiectului va face ca managementul oamenilor să fie mai accesibil, oferind vizibilitatea clară a tuturor membrilor echipei și rolurile lor în proiect.
Metodologia utilizată de o companie va afecta, de asemenea, furnizorul de software de management de proiect ales.
De exemplu, dacă echipa dvs. folosește Agile, poate fi benefic să alegeți un software de management de proiect care să se integreze cu acest cadru și să folosească instrumente de gestionare a proiectelor agile .
nivelul de complexitate
În timp ce o soluție de management de proiect care integrează instrumentele și procesele dvs. existente este ideală, nu este întotdeauna necesar.
Nivelul de complexitate și personalizare de care aveți nevoie pentru software -ul dvs. de gestionare a proiectului va depinde de dimensiunea și sfera de aplicare a proiectelor dvs.
În cele din urmă, instrumentele de care aveți nevoie vor depinde de nevoile echipei dvs. și de metodologia preferată de management al companiei dvs.
Deci, care este software -ul potrivit de gestionare a proiectului pentru nevoile dvs.?
depinde – dar un factor critic în luarea acestei decizii este înțelegerea nevoilor echipei tale și nivelul de complexitate necesar pentru proiectele tale.
Ce caracteristici aveți nevoie în software-ul de gestionare a proiectului?
Alegerea software -ului de gestionare a proiectului pe baza caracteristicilor oferite pe hârtie (numai) este o greșeală comună.
Deși este esențial să luăm în considerare caracteristicile unei soluții de gestionare a proiectului, este mai important să iei în considerare modul în care echipa ta va folosi aceste caracteristici .
Să ne uităm la diverse aspecte ale funcționalității pe care le puteți lua în considerare în acest sens.
raportarea în timp real
Oferirea părților interesate accesul în timp real la informațiile și progresul proiectului este crucială pentru gestionarea de succes a proiectului.
ajută să se asigure că toată lumea lucrează la aceleași obiective și permite managerilor de proiect să obțină o viziune clară a întregului proiect pe măsură ce se întâmplă lucrurile.
Puteți, de asemenea, să luați în considerare instrumentele de gestionare a proiectului cu software-ul de parcurs construit în ele.
Acest lucru vă va oferi o vizibilitate mai mare în Progresul proiectului dvs. și vă va ajuta să rămâneți pe drum în timp ce vă îndreptați spre următoarea etapă.
Aceasta include instrumente care vă permit să gestionați resursele umane, cum ar fi urmărirea timpului petrecut și gestionarea lățimii de bandă.
ar putea include și alte resurse, cum ar fi diverse echipamente și licențe software.
diverse șabloane
Acestea permit unei companii să -și eficientizeze procesele de gestionare a proiectului prin reducerea necesității de a începe de la zero atunci când efectuați procese repetate.
ei pot ajuta, de asemenea, la reducerea complexității unui proiect și să -l facă mai ușor de gestionat .
Utilizarea instrumentului potrivit de planificare a proiectului, șabloanele și colaborarea în echipă sunt mai ușor accesibile atunci când utilizați șabloanele potrivite disponibile în software -ul de gestionare a proiectului ales.
Partajarea fișierelor
mesagerie, lucru în echipă și instrumente de colaborare sunt esențiale pentru managerii de proiect, deoarece permit membrilor echipei să comunice între ei între ei ușor și împărtășesc rapid fișierele .
Acest lucru este deosebit de important pentru echipele distribuite, deoarece ajută la asigurarea faptului că toată lumea este pe aceeași pagină și lucrează la aceleași obiective.
notificare de livrări
aplicația potrivită de management de proiect va oferi, de asemenea, instrumente pentru livrarea actualizărilor și notificărilor proiectului.
Acest lucru îi ajută pe membrii echipei să rămână în buclă cu ceea ce se întâmplă într -un proiect fără a deschide religios o tonă de pagini pentru a ajunge la datele corecte.
personalizare
Având funcții personalizabile în software -ul dvs. de management de proiect este esențial, deoarece vă va permite să configurați software -ul în funcție de nevoile echipei dvs.
Aceasta poate include tablouri de bord personalizabile, fluxuri de lucru și șabloane personalizate pentru proiectele specifice și procesele companiei dvs.
O aplicație de management de proiect care nu oferă aceste caracteristici este probabil mai puțin eficientă decât una care o face.
permisiuni de utilizator
Tabloul de bord al proiectului ar trebui să facă mai ușor de văzut cine lucrează la ce și la starea fiecărei sarcini.
ar trebui să fie ușor de atribuit sarcini și să urmăriți progresul.
software -ul pe care îl selectați ar trebui să ofere diverse permisiuni de utilizator care vă oferă controlul asupra a ceea ce fiecare membru al echipei poate vedea și face.
Aceasta înseamnă că sarcinile specifice ar trebui să fie vizibile doar pentru cei care lucrează la ele și ar trebui să fiți capabili să acordați permisiuni diferite diferitelor utilizatori, în funcție de rolul lor în proiect.
interfață de utilizator
ușurința de utilizare a interfeței de utilizator și intuitivitatea sunt esențiale în software -ul de gestionare a proiectului.
Selectați o interfață ușor de utilizat care vă oferă o vizibilitate bună, permițându-vă să vedeți toate detaliile la o privire și să filtrați sarcinile până la data scadenței sau prioritatea.
O întreagă echipă ar trebui să poată lucra și din aceeași interfață fără a utiliza instrumente diferite.
În plus, având în vedere că curba de învățare a software -ului este o modalitate excelentă de a vă asigura că echipa dvs. va putea să o utilizeze eficient.
Sarcini și subtasks Creation
Având o vizualizare a listei de sarcini care vă permite să creați sarcini și subtask -uri este esențial pentru o planificare eficientă.
Ar trebui să vă permită să atribuiți date scadente, să setați priorități și să adăugați note.
Crearea de sarcini recurente este, de asemenea, o caracteristică utilă, deoarece vă poate ajuta să automatizați unele dintre procesele dvs. de gestionare a sarcinilor.
Costul soluțiilor de gestionare a proiectului
Atât software -ul de management de proiect nou, cât și cele care au fost pe piață de ceva vreme vin cu diverse etichete de preț.
Există, de asemenea, soluții gratuite, dar adesea nu au caracteristici cheie, cum ar fi timpul de urmărire și livrări.
Numărul de membri ai echipei, fluxuri de lucru, integrări, automatizare și alți factori discutați mai sus vor afecta prețurile.
Cel mai bun software de gestionare a proiectului va oferi un proces gratuit, astfel încât să puteți să explorați funcțiile oferite și să vedeți dacă acestea sunt potrivite pentru echipa dvs. înainte de a vă angaja la un abonament plătit.
Care sunt avantajele și contra contra software-ului de gestionare a proiectului? < /span>
Un sistem de management de proiect vine atât cu pro și contra.
Următoarele sunt câteva dintre profesioniști:
mai bine luarea deciziilor : proiectele complexe necesită contribuția multor membri ai echipei, iar un sistem centralizat de management de proiect permite tuturor să vadă imaginea de ansamblu și să ia decizii mai informate.
Managementul muncii : Indiferent dacă oferă aprobări, delegarea sarcinilor sau urmărirea progresului proiectului, un sistem de management de proiect vă ajută să urmăriți munca și nu vă asigură că nimic nu se încadrează prin fisuri.
All-in-one Team Collaboration : Un sistem de management de proiect oferă o suită de caracteristici pentru colaborarea în echipă, inclusiv chat, conferințe video și partajare de fișiere.
Pe de altă parte, acestea sunt unele dintre contra:
Un instrument PM ar putea aduce frecare la echipă la început: soluții software anterioare, cum ar fi foile de calcul Excel, Trello, Asana sau orice altă soluție ar putea fi văzute suficient de bune pentru ceea ce se face – mai ales Dacă acesta a fost modul în care compania a făcut lucrurile mult timp.
Există o curbă de învățare: Înțelegerea modului în care funcționează software -ul de management de proiect va dura ceva timp. Chiar dacă este minor, întreaga echipă va trebui să treacă printr -o curbă de învățare la adoptarea unui software nou.
înfășurați.
Toate tipurile de afaceri, variind de la startup -uri, întreprinderi mici și întreprinderi mari, pot beneficia de software -ul potrivit de gestionare a proiectului.
știind ce repere să se stabilească și asigurându -se că sunt atinse, ce sarcini sunt atribuite fiecărui membru al echipei și cât de multe progrese s -au făcut sunt factori critici în asigurarea succesului oricărui proiect.
Acestea sunt toate domeniile critice în care alegerea dvs. de software de management de proiect va face o mare diferență.
În plus, software -ul potrivit de gestionare a proiectului ajută să îmbunătățească comunicarea și colaborarea între membrii echipei.
Rețineți că nu orice platformă software de management de proiect este creată egală și, deoarece nevoile fiecărei afaceri sunt diferite, nu există o soluție unică de dimensiuni.
Selectarea software -ului de gestionare a proiectului care este potrivită va avea un ROI excelent atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.
lectură ulterioară pe adamenfroy.com: care conduce o afacere în cel mai bun mod posibil implică utilizarea celor mai noi instrumente și soluții software.
Pentru îmbunătăţirea experienţei dvs. web, acest site foloseşte Cookies. Continuând să navigaţi pe acest site vă exprimaţi acordul asupra utilizării cookie-urilor.acceptărefuză
