Cum să alegeți software -ul de conferință video (Ghidul 2023)

Care sunt nevoile utilizatorilor dvs.?

În timp ce lista de instrumente de conferințe video include echipe Microsoft, RingCentral, Gotomeeting, Skype, Bluejeans, WebEx, Cisco, etc., este esențial să luați în considerare nevoile specifice ale afacerii dvs. și utilizatori când alegerea instrumentului să folosească.

Caracteristicile și prețurile pot varia între diferite instrumente, deci este vital să faceți cercetări minuțioase înainte de a decide.

soluția de conferință video potrivită va avea, de asemenea, luarea în considerare a colaborării, a ușurinței de utilizare și a experienței mobile.

Un instrument de conferință video la care se poate accesa pe dispozitive mobile este crucial în lumea digitală rapidă de astăzi, unde mulți oameni preferă să lucreze de la distanță.

ca atare, având în vedere că nevoile utilizatorilor dvs. ar trebui să fie primul dvs. gând.

Ce caracteristici aveți nevoie în software-ul de conferință video?

Funcționalitatea și caracteristicile unui instrument de conferință video sunt considerente vitale atunci când alegeți ce software să utilizați.

Acestea sunt câteva dintre cele mai importante caracteristici de căutat.

securitate în platformele video

Securitatea este întotdeauna crucială atunci când alegeți din gama largă de instrumente de conferință video disponibile.

Acest lucru este valabil mai ales în ziua și vârsta actuală, când companiile sunt mai vulnerabile ca niciodată la cyberattacks și încălcări de date .

Când căutați o platformă de conferințe video, trebuie să includeți măsuri de securitate, cum ar fi criptarea end-to-end și autentificarea cu doi factori.

personalizare și branding

Serviciile de conferințe video ar trebui să ofere opțiuni de personalizare și branding.

Acest lucru permite companiilor să -și adauge logo -ul, schema de culori și chiar fundalurile personalizate la întâlniri.

Acest lucru vă poate ajuta să faceți întâlniri mai profesionale și să oferiți companiei dvs. o imagine mai șlefuită.

mai ales dacă întâlnești potențiali clienți la un chat video, aceste opțiuni de personalizare vă pot ajuta să faceți o primă impresie excelentă .

Nu este nimic în neregulă cu testarea funcțiilor de soluții gratuite combinate, cum ar fi Google Meet și Google Calendar din punct de vedere al utilizatorului personal.

Cu toate acestea, acestea nu sunt cele mai solide platforme pentru companii pe scară largă, cu mai mulți angajați atunci când vine vorba de cazuri de utilizare profesională.

live chat în timpul întâlnirilor.

În timp ce capacitatea de a face un apel de conferință video corect este esențială, o soluție de conferință video ar trebui să ofere și funcții de chat live.

Acest lucru poate fi util pentru a pune întrebări sau pentru a obține clarificări în timpul unei întâlniri fără a fi nevoie să întrerupeți fluxul conversației.

pentru membrii echipei care trebuie să lucreze împreună eficient, chatul live în timpul întâlnirilor vă poate ajuta.

partajarea ecranului

găzduirea conferințelor video și întâlniri în care toată lumea privește pe același ecran poate fi o caracteristică extrem de valoroasă.

Acest lucru permite prezentări, demonstrații și colaborare de grup pe proiecte.

software de partajare a ecranului Funcțiile sunt o parte crucială a oricărui lucru soluție de conferință video.

Conferință virtuală/săli de întâlnire

Furnizarea unei săli de conferințe virtuale în care membrii echipei se pot întâlni poate fi extrem de valoroasă.

O sală de ședințe permite pauze, conversații laterale și chiar întâlniri improvizate.

Oferă, de asemenea, membrilor echipei un loc unde să se adune atunci când trebuie să discute despre ceva privat .

Integrarea cu procesoarele de plată

Alegerea software -ului de conferință video cu funcții integrate de procesare a plăților poate fi extrem de utilă în diferite cazuri.

Acest lucru vă permite să luați plăți și să colectați fonduri direct în cadrul software -ului dvs. de conferințe video fără a trece între aplicații sau a transfera date dintr -o locație în alta.

Dacă doriți să să transformați potențialii clienți în cele reale , această caracteristică ar putea fi indispensabilă.

servicii de transcriere

Uneori, întâlnirile virtuale trag mai departe și în ciuda celor mai bune eforturi ale tuturor.

Având posibilitatea de a transcrie rapid întâlnirile dvs. poate fi extrem de valoros pentru referințe și analize viitoare.

Acest lucru permite membrilor să se refere la discuții specifice dacă trebuie să urmeze orice elemente de acțiune.

înregistrare video

Înregistrarea video de înaltă calitate este o altă caracteristică a unei soluții de conferință video.

Acest lucru poate veni la îndemână dacă cineva trebuie să se refere la o întâlnire sau dacă cineva nu ar putea participa la o anumită întâlnire și trebuie să se ocupe de ceea ce a fost discutat.

gestionarea documentelor și partajarea fișierelor

Angajații la distanță trebuie adesea să partajeze fișiere, ceea ce face ca software-ul de conferință video cu capacități de partajare a fișierelor să fie prețioase.

Acest lucru permite membrilor echipei să partajeze rapid documente, imagini și alte tipuri de fișiere în timpul unei întâlniri.

De asemenea, elimină necesitatea atașamentelor prin e-mail înainte și înapoi ca sistem de gestionare a documentelor În loc are grijă de aceste nevoi diferite.

Acest lucru poate economisi mult timp de frustrare.

apeluri de grup

Instrumentele de colaborare care permit apelurile de grup pot fi la îndemână pentru echipele care au nevoie de brainstorming regulat sau de lucru împreună la proiecte.

Conectarea cu mai mulți membri ai echipei simultan va face întâlnirile mult mai productive și mai eficiente.

cel mai bun apel de conferință Servicii oferă apeluri de grup ca standard și alte caracteristici vitale care vă pot duce întâlnirile virtuale la nivelul următor.

Instrumente tradiționale, cum ar fi Slack (și alternativele sale ) oferă câteva conferințe video capabilități, dar probabil va trebui să căutați în altă parte funcții mai dedicate.

video cusături

În timp ce mai mult o caracteristică avansată, cusăturile video pot fi extrem de utile pentru companiile care trebuie să facă o mulțime de prezentări sau demonstrații.

Acest lucru permite sistemului de conferințe video să combine mai multe fluxuri video într -un singur , ceea ce dă impresia că toată lumea se află în aceeași cameră.

cusăturile video sunt excelente pentru întâlnirile de grup în care trebuie să fie reprezentate mai multe departamente, deoarece oferă tuturor un sentiment mai bun de incluziune.

Utilizarea fluxului webcam al diferitelor lucrători poate ajuta, de asemenea, la descompunerea barierelor fizice care pot împiedica colaborarea.

un singur apeluri

Uneori, efectuarea apelurilor telefonice către o anumită persoană este tot ce ai nevoie pentru a -ți face un loc de muncă corect.

Cu toate acestea, acest lucru poate dura timp prețios dacă necesită trimiterea mai multor e -mailuri sau apelul la diverse persoane pentru a găsi persoana potrivită.

În aceste cazuri, software-ul de conferință video cu o caracteristică de apel unu-la-unu poate fi util pentru obținerea unui răspuns rapid sau chiar aranjarea unei întâlniri cu cineva la un moment dat care funcționează pentru ambele părți.

ușurința de utilizare

Platformele de conferințe video trebuie să fie extrem de ușor de utilizat și intuitive pentru administratori și participanți.

Experiența utilizatorului trebuie să fie de top pentru a menține toată lumea organizată și conectată pe parcursul întregului proces de întâlnire.

Calitatea video

A avea o conexiune la internet care poate gestiona conferințele video este esențial, deoarece acest lucru afectează calitatea fluxului video.

Dacă calitatea este simplă, face ca conversația să fie dificil de urmărit.

La rândul său, oamenii vor pierde rapid interesul și vor deveni distrași.

Cele mai bune soluții software oferă emisiuni de calitate HD cu timpi de încărcare super rapide, care sunt excelente pentru întâlniri obișnuite sau prezentări unice.

video HD este cel mai puțin pe care ar trebui să -l aștepte oricine de la experiența lor de conferință video în această zi și vârstă.

mesagerie instantanee

A avea lucrători la distanță care lucrează împreună din diferite părți ale globului poate fi dificil.

aici este locul în care software -ul de conferință video cu capacități de mesagerie instantanee poate fi util pentru trimiterea rapidă a mesajelor.

În timp ce fluxurile video și chat -ul video sunt grozave, uneori este nevoie de o fereastră de chat simplă pentru a finaliza treaba.

Asistență pentru clienți

software -ul de conferință video este uneori la fel de bun ca departamentul de asistență pentru clienți din spatele acestuia.

Dacă ceva nu funcționează sau aveți nevoie de ajutor cu o anumită caracteristică, veți dori să știți că compania are spatele.

companii mari folosesc live chat Software și ofertă în jur- Suportul de blocare pentru utilizatorii lor pentru a se asigura că toată lumea poate scoate cea mai mare din experiența lor .

caracteristici cu valoare adăugată

Alte caracteristici precum software de animație albă , capacitatea de a rula software webinar direct de pe platforma de conferință, adăugând sarcini și adnotări și multe altele , vă poate face conferințele video mult mai productive pe termen lung.

Costurile sistemelor de conferințe video

Un serviciu de conferință video este o investiție și, la fel ca toate investițiile, veți dori să fiți sigur că veți primi un randament bun pe banii dvs.

Ultimul lucru pe care îl doriți este să vă înscrieți la un serviciu doar pentru a afla că nu răspunde nevoilor dvs. sau că calitatea este slabă.

În timp ce atât planurile plătite, cât și versiunile gratuite ale multor dintre cele mai bune soluții software de conferințe video există, versiunile gratuite vin adesea cu limitări.

Acestea fiind spuse, un gratuit plan este excelent pentru încercarea unei platforme , asigurându -se că toate caracteristicile de care aveți nevoie sunt incluse înainte de a comite.

Diversi furnizori care oferă servicii de conferințe video oferă, de asemenea, demo -uri live care arată cum funcționează software -ul.

înfășurați.

întreprinderi mici care organizează întâlniri online în timp real pentru a utiliza cel mai bun software de conferințe video disponibile dacă comunicarea este o prioritate.

În timp ce multe soluții diferite vă pot satisface nevoile, este esențial să luați în considerare lucruri precum ușurința de utilizare, costuri și caracteristici atunci când alegeți cea potrivită pentru dvs.

Serviciile de conferință video oferă o modalitate excelentă pentru lucrătorii la distanță sau echipele mici să colaboreze și să rămână conectați, astfel încât alegerea celei potrivite este esențială.

citire ulterioară pe adamenfroy.com : Vrei să obții o comparație mai aprofundată a diverselor software de conferință video?

Dacă da, consultați Zoom vs. Gotomeeting vs. Webex vs. Webinarjam și RingCentral vs. Zoom Recenzii.